Xây dựng kế hoạch làm việc để tránh bị động

Xây dựng kế hoạch làm việc để tránh bị động

Thứ Hai, 17/05/2010 09:11 (GMT+7)

Doanh nhân Sài Gòn

Ngày nay, hầu như mọi công ty đều đặt ra cho nhân viên những chỉ tiêu công việc theo thời gian từ tháng đến năm. Điều đó đòi hỏi chúng ta phải tự xây dựng cho riêng mình một kế hoạch làm việc thật cụ thể, bởi nếu không thì thời gian sẽ dần trôi qua một cách không định hướng và rất khó để đạt được mục tiêu.

Thông thường, chúng ta sẽ bắt đầu lập kế hoạch trong một khoảng thời gian dài, sau đó triển khai xuống những thời hạn ngắn hơn. Cụ thể là trước tiên nên xây dựng một kế hoạch làm việc riêng cho cả năm, có nghĩa là vào đầu mỗi năm, chúng ta xác định các mục tiêu lớn cần phải đạt được.

Kế đó là dựa vào những mục tiêu tổng thể này, chúng ta sẽ hoạch định những kế hoạch hành động riêng cho từng tháng, trong đó bao gồm tất cả mọi công việc cần phải làm. Nếu xét theo ngày thì chúng ta cũng cần lập danh sách những việc cần làm trong ngày và cũng nên ghi chú rõ việc nào gấp và quan trọng để giải quyết trước. Nên tránh làm việc một cách bị động theo kiểu có việc thì làm mà không chuẩn bị kế hoạch trước.

Một lợi ích quan trọng khác của việc lập kế hoạch làm việc là chúng ta sẽ dễ nhận ra những công việc nào cần điều chỉnh hạn chót hoàn thành, bởi trong thời gian làm việc, thường chúng ta sẽ phải nhận thêm nhiều công việc mới phát sinh so với khi lập kế hoạch. Nhiều chuyên gia nhận định, người biết quản trị thời gian và lập kế hoạch làm việc tốt là người ít phải làm ngoài giờ nhất.

Nhiều nhân viên thường ngộ nhận, thường xuyên phải làm việc ngoài giờ vì không đủ thời gian sẽ thể hiện tinh thần tích cực và năng nổ. Tuy nhiên, điều đó chỉ đúng khi chúng ta phải xử lý gấp những dự án hay công việc đột xuất quan trọng. Ngoài ra, khi xét ở một vị trí nhất định với bảng mô tả công việc đã được hoạch định từ trước, một nhân viên được đánh giá cao khi có thể quản lý tốt quỹ thời gian và hoàn thành mọi công việc trong tám tiếng mỗi ngày.

Mặt khác, trong vai trò một nhà quản lý nhân sự, nếu như chúng ta thấy nhân viên thường xuyên phải ở lại làm việc ngoài giờ thì cần xem xét lại hai yếu tố. Thứ nhất, có thể năng suất làm việc của nhân viên đó thấp, hoặc họ không biết quản trị thời gian. Thứ hai, có thể cá nhân đó bị quá tải.

Nếu lượng công việc cần phải làm thật sự quá nhiều, thì chúng ta cần xem xét lại liệu có cần phải tăng thêm số lượng nhân sự trong bộ phận hay không. Vì đôi khi một người phải đảm nhiệm lượng công việc của hai người sẽ dẫn đến hiệu quả công việc giảm sút.
 

Cáp Thị Minh Trang (Bộ phận Tư vấn nhân sự NhanViet Management Group)
Ý kiến phản hồi
Bài đọc nhiều